Instructivo para utilizar la planilla para cargar las compras al aplicativo del Régimen de Información de Compras y Ventas dispuesto por la RG 3685

En la planilla tenemos cinco hojas, la primera de ellas es en la que se realiza la carga de datos, la segunda hoja nos generará los registros para importar los comprobantes, la tercera los registros para importar las alícuotas y la cuarta para importar las alícuotas de los despachos de importación. Finalmente tendremos una quinta hoja con las tablas del sistema necesarias a la hora de consultar los códigos de los distintos conceptos.

Al momento de cargar los datos en la planilla debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

• No debe ingresarse datos en celdas que están con fondo gris 
• Cuando copie datos desde otra planilla utilice el comando Pegar Valores o bien Pegado Especial > Texto, de esta forma no modifica las propiedades de las celdas de nuestra planilla
• El campo Cantidad de Alícuotas de IVA no puede ser cero para los comprobantes A y deberá ser igual a cero en el caso de los comprobantes B o C
• El Código de Operación debe cargarse cuando la alícuota del IVA es cero y el comprobante tipo A
• Para los comprobantes B o C los campos Conceptos que no Integran el Precio Neto Gravado, Importes Operaciones Exentas e Importe Neto Gravado deben ser igual a cero
• Las Notas de Crédito deben cargarse en positivo, no obstante la planilla permite el ingreso de importes en negativo.
• Los campos CUIT del Emisor/Corredor, Denominación del Emisor/Corredor e IVA Comisión deben completarse solamente en el caso de los tipos de comprobantes "33-Liquidación Primaria de Granos", "63-Liquidaciones A" y "64-Liquidaciones B"
• El campo Número de Despacho de Importación solo debe completarse cuando el tipo de comprobante es "66-Despacho de Importación" y en ese caso NO deben completarse los campos de Punto de Venta y Número de Comprobante. El despacho de importación debe cargarse completo, es decir 16 posiciones con el siguiente formato:

• Los números de CUIT deben cargarse en la planilla sin guiones
• La planilla controla el dígito verificador del CUIT ingresado indicando con la celda en fondo rojo si hay un error en el mismo
• Para habilitar las columnas de la segunda y tercera alícuota debe ponerse 2 o 3 en el campo Cantidad de Alícuotas de IVA, columna S.
• Cuando un comprobante de compra tiene una sola alícuota hay que cargarla en las columnas T, U y V sea cual sea la tasa, si es necesario hay que modificar la alícuota que viene por omisión en la columna U. Cuando un comprobante de compra tiene dos alícuotas tiene que cargar la segunda en las columnas Z, AA y AB sea cual sea la tasa, si es necesario modificar la alícuota que viene por omisión en la columna AA. 
• Si se carga un comprobante letra T (códigos 195, 196 o 197) el campo Código de Operación debe ser T (columna W).

Una vez que se ha realizado toda la carga de comprobantes en la planilla se puede controlar el total del Crédito Fiscal computable en la celda AA8. Tenga en cuenta que si tiene notas de crédito en este total aparerecrán sumadas.
Si todo está bien estaremos en condiciones de generar los archivos para importarlos al aplicativo, el primero será el de Comprobantes que lo generaremos copiando los registros de la hoja Imp Comprobantes y pegándolos en un programa editor de archivos txt (Block de Notas, Notepad++, etc).

Importante: al momento de copiar los datos de los registros a importar se deberá seleccionar solamente la columna A. Por ejemplo si hemos cargado 25 comprobantes la selección será A1..A25

En el editor de textos pegamos los registros y guardamos el archivo txt, se debe tener en cuenta al momento de guardar que la codificación sea ANSI (ver aclaración al pié). Luego desde el aplicativo ingresamos a Detalle > Compras > Importación de Comprobantes > Seleccionar archivo de origen para la importación y lo seleccionamos.

Idéntico procedimiento debemos seguir para las alícuotas pero seleccionando los registros de la columna A de la hoja Imp Alicuotas, copiarlos al portapapeles y pegándolos en otro archivo txt para luego seleccionarlo desde el aplicativo pero esta vez entrando a Detalle > Compras > Importación de Alícuotas > Seleccionar archivo de origen para la importación.

Si se han ingresado despachos de importación se deberá hacer lo mismo con los registros que se encuentran en la hoja Imp Despachos siempre seleccionando solamente la columna A. Luego de copiar y pegar en un archivo txt lo importamos ingresando en el aplicativo a Detalle > Compras > Importación de Alícuotas de Despachos > Seleccionar archivo de origen para la importación.

Si se detecta algún error en la importación el aplicativo no ingresa ningún dato por lo que habrá que solucionar el inconveniente y volver a importar la totalidad de los registros.

Codificación del archivo txt: el aplicativo de la AFIP requiere que el archivo txt que se importe tenga una codificación ANSI, de no tener esa codificación se generarán errores en los registros que tengan caracteres especiales tales como la letra ñ, las vocales acentuadas, etc.

En el Bloc de Notas al momento de gravar el archivo podemos verificar que la codificación sea la correcta en la siguiente pantalla: