Instructivo planilla para importar las ventas al Libro de IVA Digital

Consideraciones Generales

• Guarde el archivo de la planilla que le enviamos en blanco sin cargar datos como planilla maestra.
• Cuando vaya a copiar datos desde otra planilla u otra fuente para pegarlos en la nuestra utilice la función Pegar Valores o bien Pegado Especial > Texto para no modificar las propiedades de las celdas destino. Tenga en cuenta que la planilla está protegida por lo que si copia celdas protegidas desde otra planilla y no utiliza los comandos indicados anteriormente no podrá modificarlas mas.
• En la hoja Carga de Datos al pasar con el cursor sobre los títulos de las columnas donde se deben cargar los distintos campos tendrá en algunos casos un comentario desplegable con una ayuda sobre los datos a ingresar.
• Cuando se cargan los datos no deben dejarse filas en blanco.
• Excel no permite inmovilizar paneles para fijar los títulos o columnas en la vista de una planilla protegida, no obstante se puede lograr la misma funcionalidad con el comando Vista > Dividir que si se puede utilizar en planillas con protección. 
• Si al intentar modificar una celda o al pegar el contenido de varias copiado desde otra planilla sale el mensaje "La celda o el gráfico que intenta modificar están protegidos y por lo tanto son de sólo lectura" es porque se está queriendo ingresar un dato fuera del área establecida para la carga de datos. Para ninguna funcionalidad de la planilla es necesaria la contraseña para desprotegerla.
• En la planilla no se deben insertar o eliminar filas ni columnas como así tampoco mover celdas. Si necesita eliminar los datos de una fila copie una en blanco y péguela sobre la que quiere eliminar. Si tiene datos cargados en las filas siguientes a la que quiere eliminar copie todo el rango que está por debajo de la fila del problema seleccionando además una fila en blanco y pegue toda esa selección sobre la fila a eliminar. Esa fila en blanco es para evitar que queden duplicados los datos de la última fila que cargó.
• No deben ingresarse datos en celdas que están con fondo gris
  
• Evite cargar importes con mas de dos decimales ya que esto puede generar diferencias de centavos, si copia valores desde otra planilla o fuente de datos verifique que los importes no tengan mas de dos decimales
• Si tiene una cantidad considerable de comprobantes para importar es recomendable comprimir los archivos txt previamente y subir a la página los archivos zip, de esa forma las validaciones se realizan mas rápido.
  

Carga de Datos

En la planilla tenemos cuatro hojas, la primera de ellas es en la que se realiza la carga de datos, la segunda hoja nos generará los registros para importar los comprobantes, la tercera los registros para importar las alícuotas y en la cuarta tendremos las tablas del sistema necesarias a la hora de consultar los códigos de los distintos conceptos.

Al momento de cargar los datos en la planilla debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

• El campo Cantidad de Alícuotas de IVA no puede ser cero para los comprobantes A y deberá ser igual a cero en el caso de los comprobantes B.
• El Código de Operación debe cargarse cuando la alícuota del IVA es cero y el comprobante tipo A.
• Las Notas de Crédito deben cargarse en positivo, no obstante la planilla permite el ingreso de importes en negativo.
• El número que se ingrese en la columna Comprobante Hasta debe ser igual o superior al de la columna Comprobante Desde, si es inferior la celda se pondrá con fondo rojo.
  
• Los números de CUIT deben cargarse en la planilla sin guiones.
• La planilla controla el dígito verificador del CUIT ingresado indicando con la celda en fondo rojo si hay un error en el mismo.
• También controla la sumatoria de los comprobantes indicando en la columna Importe Total de la Operación con fondo rojo cuando hay diferencias superiores a $ 1.-.
  
• En caso de cargar tíckets a consumidores finales en forma global diaria deben informarse como números de comprobantes desde-hasta el primer y último tícket que incluye el total diario y la leyenda "Venta Global Diaria" en el campo Apellido y Nombre o Denominación del  Comprador. NO debe informarse el número del total Z.
  
• Para habilitar las columnas de la segunda y tercera alícuota debe ponerse 2 o 3 en el campo Cantidad de Alícuotas de IVA, columna S.
• Cuando un comprobante de venta tiene una sola alícuota hay que cargarla en las columnas T, U y V sea cual sea la tasa, si es necesario hay que modificar la alícuota que viene por omisión en la columna U. Cuando un comprobante tiene dos alícuotas tiene que cargar la segunda en las columnas Z, AA y AB sea cual sea la tasa, si es necesario modificar la alícuota que viene por omisión en la columna AA. 
• Si el Importe Neto Gravado por la Alícuota dieran una diferencia de mas o menos $ 1.- con respecto al importe cargado en el campo IVA Liquidado la celda de esta última columna se pondrá con fondo rojo.
  
• Si se carga un comprobante letra T (códigos 195, 196 o 197) el campo Código de Operación debe ser T (columna W).

Una vez que se ha realizado toda la carga de comprobantes en la planilla se pueden controlar los totales por alícuota a partir de la celda AH11. Allí tendremos el descuadre (diferencia) entre el monto neto por la alícuota versus el débito fiscal facturado.

Generación de archivos txt

Finalizada la carga de datos estaremos en condiciones de generar los archivos para importarlos al sistema, el primero será el de Comprobantes que lo generaremos copiando los registros de la hoja Imp Comprobantes y pegándolos en un programa editor de archivos txt (Bloc de Notas, Notepad++, etc).

Importante: al momento de copiar los datos de los registros a importar se deberá seleccionar solamente la columna A. Por ejemplo si hemos cargado 5 comprobantes la selección será A13..A17

En el editor de textos pegamos los registros y guardamos el archivo txt.

Al momento de guardar los archivos se debe tener en cuenta que la codificación sea ANSI (ver aclaración al pié).

Idéntico procedimiento debemos seguir para las alícuotas pero seleccionando los registros de la columna A de la hoja Imp Alicuotas a partir de la celda A13. Una vez seleccionados debemos copiarlos al portapapeles y pegándolos en otro archivo txt en blanco.

Una vez generados los archivos txt debemos ingresar al Libro de IVA Digital y allí ir a Libro de Ventas e ingresar a la opción Importar Archivos

Luego debemos seleccionar los archivos a importar desde esta página

El archivo de comprobantes deberá importarse en el cuadro que dice Archivo Ventas y el de alícuotas en el de Archivo IVA Ventas. Luego debemos indicar el tratamiento en caso que importemos un comprobante que ya figura en el sistema, podremos conservar el mismo o reemplazarlo por el que se está importando.
Este sistema, a diferencia del aplicativo del Régimen Informativo de Compras y Ventas, permite hacer importaciones parciales y acumulativas.

Si se registraran errores en la importación se deberán subsanar, para ello es importante conservar el listado de errores que arrojó el sistema. Si cuenta con nuestro servicio de soporte podrá enviarnos esta hoja junto con la planilla y el txt para que le informemos cuál es el inconveniente que tiene.

Codificación del archivo txt

El sistema de la AFIP requiere que el archivo txt que se importe tenga una codificación ANSI, de no tener esa codificación se generarán errores en los registros que tengan caracteres especiales tales como la letra ñ, las vocales acentuadas, etc.

En el Bloc de Notas al momento de gravar el archivo podemos verificar que la codificación sea la correcta en la siguiente pantalla:

En Notepad++ se puede ver ingresando en la opción Codificación del menú