Instructivo planilla para importar las ventas al Libro de IVA Digital
Consideraciones Generales
- Guarde el archivo de la planilla que le enviamos en blanco sin cargar datos como planilla maestra.
- Cuando vaya a copiar datos desde otra planilla u otra fuente para pegarlos en la nuestra utilice la función Pegar Valores o bien Pegado Especial > Texto o Coincidir con formato de destino para no modificar las propiedades de las celdas destino. Tenga en cuenta que la planilla está protegida por lo que si copia celdas protegidas desde otra planilla y no utiliza los comandos indicados anteriormente no podrá modificarlas mas.
- Al pasar con el cursor sobre los títulos de las columnas donde se deben cargar los distintos campos tendrá en algunos casos un comentario desplegable con una ayuda sobre los datos a ingresar.
- Cuando se cargan los datos no deben dejarse filas en blanco.
- Excel no permite inmovilizar paneles para fijar los títulos o columnas en la vista de una planilla protegida, no obstante se puede lograr la misma funcionalidad con el comando Vista > Dividir que si se puede utilizar en planillas con protección.
- Si al intentar modificar una celda o al pegar el contenido de varias copiado desde otra planilla sale el mensaje "La celda o el gráfico que intenta modificar están protegidos y por lo tanto son de sólo lectura" es porque se está queriendo ingresar un dato fuera del área establecida para la carga de datos. Para ninguna funcionalidad de la planilla es necesaria la contraseña para desprotegerla.
- En la planilla no se deben insertar o eliminar filas ni columnas como así tampoco mover celdas. Si necesita eliminar los datos de una fila copie una en blanco y péguela sobre la que quiere eliminar. Si tiene datos cargados en las filas siguientes a la que quiere eliminar copie todo el rango que está por debajo de la fila del problema seleccionando además una fila en blanco y pegue toda esa selección sobre la fila a eliminar. Esa fila en blanco es para evitar que queden duplicados los datos de la última fila que cargó.
- No deben ingresarse datos en celdas que están con fondo gris
- Evite cargar importes con mas de dos decimales ya que esto puede generar diferencias de centavos, si copia valores desde otra planilla o fuente de datos verifique que los importes no tengan mas de dos decimales
- Si tiene una cantidad considerable de comprobantes para importar es recomendable comprimir los archivos txt previamente y subir a la página los archivos zip, de esa forma las validaciones se realizan mas rápido.
- La planilla tiene rangos con nombres para moverse mas rápidamente, mediante éstos podrá acceder a los principales rubros como por ejemplo Clientes, las tablas, el inicio del txt de los comprobantes, los registros del CSV, etc. A estos nombres de rangos se accede haciendo click en el recuadro del nombre de la celda actual.
Carga de Datos
En la planilla tenemos ocho hojas:
Carga de Datos: es en la que se realiza la carga de datos de los comprobantes.
Imp Comprobantes: nos generará los registros para importar los comprobantes.
Imp Alícuotas: allí se generan los registros para importar las alícuotas
Clientes: en ella se cargan los datos de los clientes para el archivo csv de los Otros Conceptos.
Otros Conceptos: en esta hoja se muestran los totales abiertos por alícuota y codificación.
CSV: aquí se generan los registros del archivo csv para importar los Otros Conceptos.
Tablas: allí tenemos las tablas del sistema necesarias a la
hora de consultar los códigos de los distintos conceptos.
Cbtes Anulados: aquí se cargan los comprobantes anulados para informar.
Al momento de cargar los datos en la planilla debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
- El campo Cantidad de Alícuotas de IVA no puede ser cero para los comprobantes A y deberá ser igual a cero en el caso de los comprobantes B.
- El Código de Operación debe cargarse cuando la alícuota del IVA es cero y el comprobante tipo A.
- Las Notas de Crédito deben cargarse en positivo, no obstante la planilla permite el ingreso de importes en negativo.
- El número que se ingrese en la columna Comprobante Hasta debe ser igual o superior al de la columna Comprobante Desde, si es inferior la celda se pondrá con fondo rojo.
- Los números de CUIT deben cargarse sin guiones.
- La planilla controla el dígito verificador del CUIT ingresado indicando con la celda en fondo rojo si hay un error en el mismo.
- También
controla la sumatoria de los comprobantes indicando en la columna
Importe Total de la Operación con fondo rojo cuando hay diferencias superiores a $ 1.-.
- En caso de cargar tíckets a consumidores finales en forma
global diaria deben informarse como números de comprobantes desde-hasta
el primer y último tícket que incluye el total diario y la leyenda "Venta Global Diaria" en el campo Apellido y Nombre o
Denominación del Comprador. NO debe informarse el número del total Z.
- Para habilitar las columnas de la segunda y tercera alícuota debe ponerse 2 o 3 en el campo Cantidad de Alícuotas de IVA, columna S.
- Cuando un comprobante de venta tiene una sola alícuota hay que cargarla en las columnas T, U y V sea cual sea la tasa, si es necesario hay que modificar la alícuota que viene por omisión en la columna U. Cuando un comprobante tiene dos alícuotas tiene que cargar la segunda en las columnas Z, AA y AB sea cual sea la tasa, si es necesario modificar la alícuota que viene por omisión en la columna AA.
- Si el Importe Neto Gravado por la Alícuota dieran una diferencia de mas o menos $ 1.- con respecto al importe cargado en el campo IVA Liquidado la celda de esta última columna se pondrá con fondo rojo.
- Si se carga un comprobante letra T (códigos 195, 196 o 197) el campo Código de Operación debe ser T (columna W).
Una vez que se ha realizado
toda la carga de comprobantes en la planilla se pueden controlar los totales por alícuota a partir de la celda AJ11. Allí tendremos el descuadre (diferencia) entre el monto neto por la alícuota versus el débito fiscal facturado.
Generación de archivos txt
Finalizada la carga de datos estaremos en condiciones de generar los archivos para importarlos al
sistema, el primero será el de Comprobantes que lo generaremos
copiando los registros de la hoja Imp Comprobantes y pegándolos en un
programa editor de archivos txt (Bloc de Notas, Notepad++, etc).
Importante: al momento de copiar los datos de los registros a importar se deberá seleccionar solamente la columna A. Por ejemplo si hemos cargado 5 comprobantes la selección será A13..A17
En
el editor de textos pegamos los registros y guardamos el archivo txt.
Al momento de guardar los archivos se debe tener en cuenta que la codificación sea
ANSI (ver aclaración al pié).
Idéntico
procedimiento debemos seguir para las alícuotas pero seleccionando los
registros de la columna A de la hoja Imp Alícuotas a partir de la celda A13. Una vez seleccionados debemos copiarlos al
portapapeles y pegándolos en otro archivo txt en blanco.
Una vez generados los archivos txt debemos ingresar al Libro de IVA Digital y allí ir a Libro de Ventas e ingresar a la opción Importar Archivos
Luego debemos seleccionar los archivos a importar desde esta página
El archivo de comprobantes deberá importarse en el cuadro que dice
Archivo Ventas y el de alícuotas en el de Archivo IVA Ventas. Luego
debemos indicar el tratamiento en caso que importemos un comprobante que
ya figura en el sistema, podremos conservar el mismo o reemplazarlo por
el que se está importando.
Este sistema, a diferencia del aplicativo del Régimen Informativo de Compras y Ventas, permite hacer importaciones parciales y acumulativas.
Este sistema, a diferencia del aplicativo del Régimen Informativo de Compras y Ventas, permite hacer importaciones parciales y acumulativas.
Si
se registraran errores en la importación se deberán subsanar, para ello
es importante conservar el listado de errores que arrojó el sistema. Si
cuenta con nuestro servicio de soporte podrá enviarnos esta hoja junto
con la planilla y el txt para que le informemos cuál es el inconveniente
que tiene.
Otros Conceptos
Si la totalidad de los comprobantes se importan al sistema con la planilla y el contribuyente tiene una sola actividad se podrán también generar los archivos csv para importar los Otros Conceptos de los comprobantes que generan débito fiscal y restitución de débito fiscal. Para ello deberemos detallar la base de clientes y codificarlos.
Clientes
En
la hoja Clientes debemos detallar la clasificación de cada uno de
los clientes de los que tenemos comprobantes en el período. A partir
de la celda A14 debemos ingresar el CUIT, el nombre o
denominación (dato no obligatorio), su clasificación y el tipo de sujeto comprador.
La clasificación de clientes se refiere a una opción entre:
- VBPS - Venta de Cosas Muebles, Obras, Locaciones y/o Prestaciones de Servicios
- BU - Venta de Bienes de Uso
- EX - Operaciones No Gravadas o Exentas,excepto exportaciones
El tipo de sujeto comprador tiene que veer con la condición ante el IVA del cliente y deberemos seleccionar una opción entre:
- RI - Operaciones con Responsables Inscriptos
- Mo - Operaciones con Monotributistas Régimen Simplificado
- CFExNA - Operaciones con Consumidores Finales, Exentos y No Alcanzados
El el código de actividad imputable a
las ventas debe ingresarse en la celda K14. El
código de actividad se refiere a la del contribuyente que está haciendo
la presentación, no la del cliente.
En
la columna I de esta hoja la planilla nos mostrará los CUIT de clinetes
que faltan cargar (es decir lista los clientes que tienen
comprobantes y no están en la base de clientes).
La
base de clientes se puede copiar y pegar de un mes a otro para
facilitar la tarea, en ese caso solamente se tendrán que cargar los
clientes nuevos. Lo que hay que tener en cuenta es que la capacidad
de la base es de 500 clientes.
Una vez que se han cargado la totalidad de los clientes podremos pasar al siguiente paso. Es muy importante
verificar que no existan clientes sin cargar dado que de lo
contrario se generarán diferencias entre los comprobantes cargados y la
apertura de los otros conceptos.
NOTA: Para
imputar un comprobante a una clasificación distinta a la que tiene
comúnmente el cliente debemos ir a la hoja Ventas, ubicar el
comprobante en cuestión y modificar su imputación en las columnas AF y AG. Este
sería el caso por ejemplo de un cliente al que habitualmente se le
vende
bienes pero en un comprobante se le vendió un bien de uso, en ese caso
ubicaremos el comprobante y le cambiaremos la fórmula que arroja VBPS
por BU.
Hay que tener en cuenta que al borrar las fórmulas de las columna AF o AG si
la planilla se utiliza para otro período hay que copiar la fórmula o
bien partir de la planilla en blanco que le enviamos originalmente
(recomendado).
Control de la apertura de los Otros Conceptos
En
la siguiente hoja la planilla muestra los totales abiertos en Operaciones que Generan Débito Fiscal y Operaciones que
Generan
Restitución de Débito Fiscal y a su vez cada una de estas en Ventas de
bienes, Locaciones, Prestaciones de servicios, Bienes de Uso u
operaciones Exentas además de las correspondientes aperturas
por alícuotas de IVA.
Al final de la hoja tendremos los totales de:
Al final de la hoja tendremos los totales de:
- Monto Exento Actividad
- Monto Restitución Exento Actividad
- Monto Neto Gravado Actividad
- Débito Fiscal Facturado Actividad
Generación de los archivos csv
Finalizada
la carga de datos y controlados los totales estaremos en condiciones de
generar los archivos para
importarlos al sistema, el primero será el de Operaciones que Generan Débito Fiscal que lo crearemos
copiando los registros de la hoja CSV que se encuentran a partir de la
celda A14. En este paso es importante copiar solamente la columna A
desde la celda mencionada y hasta el último registro que muestra la
planilla (no seleccionar filas en blanco).
Luego
debemos pegarlos en un archivo vacío con un programa editor de
archivos csv como el Bloc de Notas o el Notepad++ (recomendado). No recomendamos usar Excel para este caso.
Entonces en el editor de archivos de texto pegamos los registros y guardamos el archivo como .csv.
En
este paso es importante modificar la extensión del archivo cambiándola a
.csv en lugar de .txt y tener en cuenta que la codificación sea
ANSI.
El nombre y la ubicación del archivo queda a elección del usuario.
Similar
procedimiento debemos seguir con el archivo de las Operaciones que
Generan Restitución de Débito Fiscal pero seleccionando los
registros desde la celda C14 y hasta la última fila que tenga
registros.
NOTA:
Si en los comprobantes de ventas no hay notas de crédito o
comprobantes que impliquen restitución de débitos fiscales no deberemos
crear este último archivo.
Al
finalizar la generación de los archivos csv debemos ir al Libro de IVA e
ingresar a la opción Ajustes y otros conceptos para generar tu
Declaración Jurada:
Luego debemos hacer click en Apertura de otros conceptos:
Posteriormente debemos entrar a Editar las operaciones que generan débito fiscal:
Si
se registraran errores en la importación se deberán subsanar, para ello
es importante conservar el listado de errores que arrojó el sistema. Si
cuenta con nuestro servicio de soporte podrá enviarnos el detalle de errores junto
con la planilla y los archivos csv para que le informemos cuál es el inconveniente.
Codificación del archivo txt
El sistema de la AFIP requiere
que el archivo txt que se importe tenga una codificación ANSI, de no
tener esa codificación se generarán errores en los registros que tengan
caracteres especiales tales como la letra ñ, las vocales acentuadas,
etc.
En el Bloc de Notas al momento de gravar el archivo podemos verificar
que la codificación sea la correcta en la siguiente pantalla:
En Notepad++ se puede ver ingresando en la opción Codificación del menú
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