Cómo descargar los archivos de Comprobantes en Línea e importarlos al aplicativo del Régimen de Información de Compras y Ventas - Solución de errores

A partir del 7/8/2015 la AFIP modificó el sistema Comprobantes el Lína para que se puedan extraer directamente de éste los archivos para importar las ventas al Régimen de Información de Compras y Ventas dispuesto por la RG 3685, explicaremos como realizar este proceso paso a paso y como solucionar algunos inconvenientes que se pueden presentar.

Primeramente tendremos que hacer una consulta de comprobantes desde el menú principal de Comprobantes en Línea

Luego en la pantalla de consultas seleccionaremos la fecha desde-hasta de los comprobantes que queremos incorporar al RICoV, es muy importante en este punto que seleccionemos un mes completo, ni mas ni menos, ya que en el aplicativo las importaciones deben hacerse por cada DDJJ que son mensuales. Luego le clickeamos en Buscar.

A continuación el sistema nos mostrará un listado de todas las facturas que se han emitido en el período seleccionado con la opción de ver y de exportar en cada una de ellas. Como nosotros necesitamos exportar la totalidad de los comprobantes tendremos que desplazarnos hacia el final de ese listado donde nos encontramos con la opción Exportar Ventas (Todas).

Allí descargaremos un archivo comprimido que contiene dos archivos txt que se denominan ALICUOTAS.txt y VENTAS.txt que debemos grabar en nuestro equipo.

Desde el aplicativo del Régimen de Información de Compras y Ventas entramos a Detalle > Ventas > Importación de Comprobantes > Seleccionar archivo de origen para la importación y seleccionamos el archivo VENTAS.txt que descargamos que es el que contiene los datos de los Comprobantes.

Luego hacemos lo mismo para las alícuotas entrando a Detalle > Ventas > Importación de Alícuotas > Seleccionar archivo de origen para la importación y seleccionamos el archivo ALICUOTAS.txt.

Solución de errores

Si la importación de ambos txt se realiza con éxito el proceso ha finalizado pero en algunos casos se generan errores en la importación del archivo VENTAS.txt dado que cuando se baja de la página de la AFIP viene mal codificado.

Codificación del archivo txt: el aplicativo de la AFIP requiere que el archivo txt que se importe tenga una codificación ANSI pero el archivo que se descarga tiene codificación UTF-8, esto produce que se generen errores en los registros que tengan caracteres especiales tales como la letra ñ, las vocales acentuadas, etc. Esto se da unicamente en el archivo VENTAS.txt dado que es el único que puede tener ese tipo de caracteres en la denominación o nombre del comprador, el archivo de alícuotas tiene solo datos numéricos.

Los errores característicos de este inconveniente son por ejemplo estos:

1 EL CAMPO IMPORTE TOTAL DE LA OPERACION DEBE SER COMPLETADO CON NUMEROS.EN CASO DE SER NUMERO NEGATIVO EL SIGNO  -  DEBE SER LA PRIMERA POSICION DE LA IZQUIERDA
1 EL CAMPO CANTIDAD DE ALICUOTAS IVA NO PUEDE SER MENOR NI IGUAL A CERO  0
1 EL CAMPO CODIGO DE MONEDA NO EXISTE
1 EL CAMPO TIPO DE CAMBIO DEBE SER COMPLETADO UNICAMENTE CON NUMEROS
1 EL CAMPO CODIGO DE OPERACION NO EXISTE

Para solucionar este problema debemos abrir el archivo VENTAS.txt en el Bloc de Notas y ejecutar los comandos Archivo > Guardar como, allí podremos cambiar la codificación en la siguiente pantalla:

Cambiamos la codificación a ANSI, hacemos click en Guardar, nos dirá que el archivo ya existe y nos preguntará si queremos reemplazarlo, hacemos click en Si y ya podemos importarlo normalmente al aplicativo. 

Como generar un solo txt cuando se tiene mas de un punto de venta: No sabemos si por error o vaya a saber por qué extraño motivo ahora el sistema requiere que ingresemos un punto de venta al hacer la búsqueda de comprobantes, de lo contrario nos encontraremos con el siguiente error al querer descargar los archivos:

Error: No se indicó el punto de venta en el filtro de búsqueda para la exportación del archivo: Ventas

Cómo se soluciona este problema cuando se tiene mas de un punto de venta ya que el aplicativo solo permite hacer una importación, creando un txt con el contenido de cada uno de los puntos de venta.

Por ejemplo si tenemos dos puntos de venta hacemos la búsqueda con el primero y descargamos los dos txt, VENTAS.txt y ALICUOTAS.txt. Luego hacemos lo mismo con el otro punto de venta y los grabamos con otro nombre. Abrimos el archivo VENTAS.txt del primer punto de venta con el Bloc de Notas, seleccionamos todos los registros y los copiamos al portapapeles, los comandos una vez abierto el archivo serían Edición > Seleccionar Todo y Edición > Copiar. Luego abrimos el archivo VENTAS.txt del segundo punto de ventas y nos ubicamos con el cursor en el último renglón y ejecutamos Edición > Pegar, de esta forma tendremos la totalidad de los registros del mes en un solo archivo. No olvidemos guardarlo ya que será este el que tendremos que importar al aplicativo.

Idéntico procedimiento hay que hacer con los archivos ALICUOTAS.txt que se descargaron de cada punto de venta.

Si tenemos mas de dos puntos de venta tendremos que ir copiando y pegando los registros de cada punto de venta.